Buchhaltung

Das Buchhaltungsmodul holt Kontoumsätze angebundener Bankkonten ab und ordnet sie Verträgen, Kunden oder Sachkonten zu. Zugeordnete Zahlungen erscheinen im Zahlungsverlauf des Vertrags und ändern dessen Saldo. Geprüfte Umsätze gehen als Buchungen an die Buchhaltung.

Das Modul ist optional, in Teilen Beta und erfordert Buchhaltungsrechte.

Einstieg: Backoffice > Buchhaltung. Einstellungen unter Einstellungen > Vertrieb > Finanzen. Welche Seiten erscheinen, hängt von den Freischaltungen ab.

Eine Bankverbindung wird unter „Banken“ über finAPI eingerichtet:

1. Bank suchen.

2. Im Dialog der Bank anmelden.

3. Die Konten erscheinen unter „Bankkonten“.

Verlangt die Bank eine erneute Anmeldung, erscheint „Anmeldung erforderlich“ mit „Jetzt anmelden“. Eine widerrufene Verbindung wird nicht mehr abgeglichen.

Je Bankkonto werden interner Name, Sachkontonummer für den Export und Standard-Gegenkonten (Schnellauswahl beim Buchen) gepflegt. Ohne Sachkontonummer bleibt im Export die Gegenkontospalte leer.

Umsätze werden über „Synchronisieren“ (Banken, Bankkonten, Transaktionen) und nach jeder Anmeldung bei der Bank abgerufen. Die Option „Automatisch synchronisieren“ lässt sich aktivieren, hat derzeit aber keine Wirkung.

„Transaktionen“ listet die Kontoumsätze mit Auftraggeber, Verwendungszweck, Betrag, verfügbarem Betrag, Zuordnungsstand (nicht, teilweise, vollständig) und Prüfstatus. Im Detail legt „Buchung hinzufügen“ eine Buchung an:

• Art: „Zahlung“ oder „Ausgleich ohne Zahlungsfluss“ für Skonto und Differenzen.

• Zuordnung: Vertrag, Kunde (ohne Vertragsbezug, ändert keinen Saldo), Sachkonto oder, bei Freischaltung, ein eigenes Bankkonto für Umbuchungen.

• Betrag, Soll/Haben, Steuersatz sowie je nach Einstellung Belegfeld, Buchungstext, Kostenstelle und Steuerschlüssel.

Für Vertrag und Kunde schlägt Praecura Zuordnungen vor, aus IBAN, Nummern im Verwendungszweck, Betrag und Name, als starker, möglicher oder schwacher Treffer. Gebucht wird erst, wenn der Anwender die Buchung anlegt.

Regeln beim Buchen:

• Umsätze in Fremdwährung lassen sich nicht zuordnen.

• Der Betrag darf den verfügbaren Betrag nicht überschreiten und muss der Richtung des Umsatzes entsprechen.

• Buchungen in einem gesperrten Zeitraum werden abgelehnt.

Eine Buchung auf einen Vertrag erzeugt im Zahlungsverlauf einen Zahlungseingang bzw. eine Erstattung (Zahlungsanbieter „Manuell“) und berechnet Saldo und Zahlstatus neu.

Vollständig bearbeitete Umsätze markiert der Anwender mit „Geprüft“. Nur diese gehen in den Export. Ändert sich der verteilte Betrag danach, wird der Umsatz wieder „Ungeprüft“.

Buchungen zeigt alle Buchungen, auch ohne Kontoumsatz (z.B. Forderungen), mit Filtern und einem Kontoblatt je Konto. Buchungen ohne Umsatz müssen vor dem Export freigegeben werden. Bis zur Übergabe sind sie änderbar, danach nur per Storno (Gegenbuchung mit heutigem Datum).

Kontierungskonten führt Kunden-, Sach- und Bankkonten. Kundenkonten entstehen bei der ersten Buchung. Sachkonten werden einzeln angelegt oder als Kontenrahmen importiert (DATEV SKR 03, SKR 04, eigene CSV- oder DATEV-Datei). Debitorennummern kommen aus der eingestellten Regel oder einer Datei.

Fibu-Export übergibt die geprüften, noch nicht übergebenen Buchungen eines Zeitraums als CSV-Datei. Die Vorschau zeigt Anzahl, Summe, Hinweise und blockierende Fehler (Fremdwährung, Betrag null, Kundenkonto ohne Kunde, fehlendes Gegenkonto, fehlende Debitorennummer bei aktiver Regel). Frühere Dateien liegen unter „Bisherige Übergaben“.

Unter Einstellungen > Vertrieb > Finanzen:

• Standard-Gegenkonto für Forderungen

• Regel und Nummernkreis für Debitorennummern

• Steuersätze

• Stichtag für automatische Forderungen: ab dann werden Forderungen und Gutschriften aus Verträgen automatisch gebucht

• Periodensperre („Gesperrt bis einschließlich“)

• Zusatzfelder je Buchung (Buchungstext, Belegfeld, Kostenstelle, Steuerschlüssel)

„Stripe Zahlungen“ zeigt die zehn jüngsten Stripe-Vorgänge mit Datum, Status, Betrag, Kunde und Vertrag und verlinkt ins Stripe-Dashboard. Stornierte und ausstehende Zahlungen erscheinen als „Unbekannt“.

„Provisionsabrechnung“ stellt Abrechnungsdateien je Vermittler zum Download bereit, filterbar nach Dateiname und Datum. Mit dem Recht auf eigene Abrechnungen sieht ein Vermittler nur seine.

• Einzelrechte: Buchhaltung, Buchungen ohne Kontoumsatz anlegen und freigeben, Übergabe, alle Stripe-Zahlungen, alle bzw. eigene Abrechnungen.

• Die Schaltfläche „Ausblenden“ an einem Bankkonto hat derzeit keine Funktion.