Kommunikationsmodul

Das Kommunikationsmodul bündelt die Kundenkommunikation im Postfach der Verwaltung. Sachbearbeiter schreiben über das Praecura-Postfach, das der Kunde im Kundenkonto liest, oder über angebundene E-Mail-Konten (IMAP/SMTP oder Microsoft 365).

Konversationen tragen Status, Labels und Bearbeiter und lassen sich mit Kunden, Verträgen, Angeboten, Anfragen und Schäden verknüpfen. Dort erscheinen sie im Reiter „Kommunikation“.

Einstieg: Postfach-Symbol in der Kopfzeile oder Reiter „Kommunikation“ eines Kunden, Vertrags oder Schadens. Eigene E-Mail-Konten in den Postfach-Einstellungen, systemweite Sicht unter Basisdaten > Kommunikation > Postfächer, Microsoft 365 unter Einstellungen > Kommunikation > Integrationen.

Das Modul ist optional. Angebundene E-Mail-Konten und Microsoft 365 sind jeweils eigene Freischaltungen. Sichtbar ist das Postfach mit dem Recht, das Kommunikationsmodul zu sehen.

Konversationen. Links stehen die Postfächer („Alle Postfächer“, Praecura-Postfach, angebundene Konten), darunter Filter nach Status und Labels sowie die Vorlagen.

Die Liste lässt sich durchsuchen, nach verknüpftem Datensatz filtern und mit „Alles gelesen“ markieren. Gelöschte Konversationen lassen sich aus dem Papierkorb wiederherstellen.

Neue Nachricht. Über „Neue Nachricht“ werden Postfach, Betreff und Empfänger gewählt, Dokumente lassen sich anhängen. Im Praecura-Postfach sind nur Kunden mit Kundenkonto wählbar. Über ein angebundenes Konto sind Empfänger frei wählbar (mehrere durch Komma getrennt), der Kundenbezug ist optional.

Konversation bearbeiten. In der Detailansicht:

• Status und Labels setzen

• Bearbeiter zuweisen

• mit Kunde, Vertrag, Angebot, Anfrage oder Schaden verknüpfen

• antworten („Allen antworten“ adressiert alle Beteiligten), weiterleiten, als ungelesen markieren

Status gliedert sich in die Kategorien Offen, In Arbeit und Fertig. Die Bezeichnungen je Kategorie werden unter Entwickler > Status gepflegt. Neue Konversationen erhalten den ersten Status von Offen.

Labels gibt es global (für alle sichtbar, anlegen mit eigenem Recht) und persönlich, beliebig viele je Konversation.

Bearbeiter ist ein Benutzer der Verwaltung. Nachrichten aus dem Kundenkonto gehen automatisch an den Bearbeiter des Kunden.

Im Kundenkonto heißt das Modul „Postfach“. Kunden lesen dort Nachrichten aus dem Praecura-Postfach, antworten und schreiben neue Nachrichten mit einem Grund aus einer vorgegebenen Liste.

Über „Konto hinzufügen“ und die E-Mail-Adresse erkennt Praecura den Anbieter. Es folgt die Microsoft-Anmeldung (Beta) oder ein Formular mit Server, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten für Empfang und Versand. Die Verbindung wird vor dem Speichern geprüft.

Je Konto lassen sich einstellen:

• Absendername, Standard-CC/BCC, abweichende Versandzugangsdaten

• Abgleich ein oder aus

• Freigabe für andere Benutzer oder Organisationen

Freigegebene Microsoft-Postfächer werden nach der Anbindung in den Kontoeinstellungen ergänzt. „Trennen“ stoppt den Abgleich und behält die Nachrichten, „Löschen“ entfernt alles.

Abgleich. Er läuft stündlich, beim Öffnen des Postfachs (wenn der letzte Lauf über fünf Minuten zurückliegt) und sofort, wenn das Konto neue Nachrichten meldet.

Die Ordner des Kontos werden übernommen, Konversationen lassen sich zwischen ihnen verschieben. Gelesen-Status und versendete Nachrichten werden ins Konto zurückgeschrieben. Bei PDF- und Textanhängen zeigt Praecura den Text als Vorschau.

Systemweite Verwaltung. Unter Basisdaten > Kommunikation > Postfächer sehen Administratoren alle Konten mit Eigentümer. Dort steht das Datum, ab dem Nachrichten übernommen werden (Vorgabe: drei Jahre zurück).

Ein Konto kann ein späteres Datum bekommen, kein früheres. Ändern dürfen das nur Administratoren. Nach Zurücksetzen des Datums liest der nächste Abgleich das Postfach vollständig neu ein.

Vorlagen liegen in Kategorien, die im Postfach wie Ordner aufklappen. Anlegen darf, wer Vorlagen verwalten darf. Nutzen kann sie jeder mit Postfachzugang. Beim Schreiben werden die zwei meistgenutzten angeboten, weitere über „Weitere Vorlagen finden“.

Eine Vorlage füllt Betreff und Text und bringt Anhänge mit: feste Dateien und Dokumente, die aus einer Dokumentvorlage mit den Empfängerdaten erzeugt werden.

Platzhalter für Kunde, Vertrag und Absender füllt Praecura selbst. Fehlt ein Wert, etwa weil kein Vertrag verknüpft ist, fragt ein Dialog ihn ab.

Lücken, die der Absender selbst füllen soll, bleiben im Text markiert. Mit offenen Pflichtplatzhaltern lässt sich die Nachricht nicht versenden.

Unter Einstellungen > Kommunikation > E-Mail werden die Absender der Instanz gepflegt (Standard- und Empfangsadresse, weitere Absender per SMTP oder Microsoft) und festgelegt, ob Organisationen eigene Versandadressen anlegen dürfen.

Briefversand von Policen und Angeboten („E-Post“) wird beim Abschluss über den Versandweg „Post“ ausgelöst (siehe Abschlussstrecke).

• Einzelrechte: Postfach sehen, eigene Konversationen bearbeiten, Bearbeiter zuweisen, Labels verwalten, Verknüpfungen hinzufügen, eigenes Postfach anbinden, Vorlagen verwalten, Statuswerte pflegen.

• Nachrichten im Praecura-Postfach erreichen nur Kunden mit aktivem Kundenkonto.